غیر ضروری بحث سے پاک کامیاب میٹنگ کیسے؟

کسی بھی ادارے یا کمپنی میں ملازمین کی کارکردگی کو بڑھانے اور انہیں درست سمت پر گامزن رکھنے کے لیے روزمرہ کے کاموں کے دوران وقتاً فوقتاً میٹنگز بھی کی جاتی ہیں۔

ایسی ادارہ جاتی میٹنگز کو مفید اور نتیجہ خیز بنانے کے حوالے سے عربی میگزین ’الرجل‘ نے چند مفید طریقے شائع کیے ہیں۔

اردو نیوز کا فیس بک پیج لائک کریں

ذیل میں وہ چند نکات ہیں جنہیں ملحوظِ خاطر رکھ کر ادارے کی کارگردگی بڑھانے کے علاوہ ملازمین کو بھی خوش رکھا جا سکتا ہے۔

میٹنگ کا واضح مقصد

اس بات کو یقینی بنائیں کہ میٹنگ کا ہدف واضح ہو۔ یعنی اگر آپ میٹنگ سے قبل اور بعد کے حالات میں کچھ فرق دیکھنا چاہتے ہیں تو آپ کو میٹنگ سے قبل ان سوالوں کے جواب معلوم ہونے چاہئیں۔

1۔ کیا یہ میٹنگ نئے آئیڈیاز کے لیے ضروری ہے؟

2۔ کیا اس میٹنگ کا مقصد معلومات اکٹھی کرنا ہے؟

3۔ کیا اس میٹنگ میں کوئی فیصلہ کرنا ہے؟

4۔ یہ میٹنگ صورت حال میں بہتری لانے کے لیے ہے؟

اگر ان میں سے کوئی ایک بھی صورت ہو آپ میٹنگ بلا سکتے ہیں۔

اس کے بعد آپ مندرجہ ذیل اقدمات کریں

میٹنگ کے لیے بھرپور تیاری

سب سے بنیادی چیز میٹنگ میں حاضری کو یقینی بنانا ہے۔ اس میں صرف آپ کا موجود ہونا کافی نہیں بلکہ ہر اس شخص کو وہاں موجود ہونا چاہیے جس کا اس میٹنگ کے ایجنڈے سے کسی بھی طرح کا کوئی تعلق ہے۔

اس کے علاوہ میٹنگ سے قبل اس کی مکمل تیاری کرنی چاہیے۔

۔ جن موضوعات پر بات ہونی ہے، ان کی فہرست

۔ میٹنگ کے اہداف کی مختصر وضاحت

۔ ان لوگوں کی فہرست جنہیں میٹنگ میں آنا ہے

۔ میٹنگ کے دوران شرکا کو فراہم کی جانے والی بنیادی معلومات

اس کے علاوہ میٹنگ کے لیے ایسا وقت متعین کرنا چاہیے جس میں سب کے لیے پہنچنا ممکن ہو۔

میٹنگ کے لیے ضروری اشیاء جیسا کہ کاغذ، قلم، مائیکرو فونز حتیٰ کے شرکا کے لیے پانی کی بوتلوں کا بھی انتظام کر لینا چاہیے۔

میٹنگ کے لیے ایسی جگہ اور ماحول کا اتنخاب کرنا چاہیے جہاں تبادلہء خیالات میں آسانی ہو۔

شرکا کی تعداد کم رکھیں

میٹنگ کرتے ہوئے آپ کو یہ علم ہونا چاہیے کہ آیا اس میٹنگ کا مقصد معلومات شیئر کرنا ہے یا پھر کچھ فیصلے بھی کرنے ہیں۔

اس لیے اگر آپ حاضرین کی تعداد اور میٹنگ کا وقت کم رکھیں گے تو میٹنگ زیادہ نتیجہ خیز ہوگی۔

مثال کے طور پر اگر میٹنگ کا موضوع مالی معاملات سے متعلق ہے تو اس میں ہیومن ریسوس منیجر یا ادارے کے قانونی مشیر کی شرکت غیر ضروری ہوگی۔

اگر میٹنگ میں غیرمتعلقہ افراد کو بلایا گیا تو وہ اکتاہٹ محسوس کریں گے جس کا میٹنگ کے ماحول پر منفی اثر پڑے گا۔

وقت کی پابندی

اگر آپ میٹنگ منعقد کروانے کے ذمہ دار ہیں تو آپ کا وقت پر پہنچنا بہت ضروری ہے۔ اگر آپ میٹنگ کے لیے طے شدہ وقت سے تاخیر سے پہنچے تو پھر آپ نہ صرف یہ کہ اہداف حاصل نہیں کر پائیں گے بلکہ شرکاء میٹنگ پر بھی اس کا برا اثر پڑے گا۔

ضروری ہے کہ آپ سب سے پہلے میٹنگ میں موجود ہوں تاکہ میٹنگ کے امور پر آپ کی گرفت رہے۔

آپ کا میٹنگ میں دیر سے آنا آپ کے لیے نقصان دہ ہے۔ یوں آپ سب کی نظروں منفی طور پر آئیں گے۔ اس لیے اگر آپ کے تحت کوئی میٹنگ ہو رہی ہے تو وقت کا خاص خیال رکھیں۔

اپنے ظاہری حلیے پر توجہ دیں

میٹنگ کی سربراہی کرنے والا ہونے کے ناتے آپ کے حلیے کا منفرد ہونا بھی اہم ہے۔ آپ کو فارمل ڈریس میں آنا چاہیے جس سے آپ کا چاک و چوبند ہونا ظاہر ہوتا ہو۔

اچھے لباس میں ملبوس ہونا اپنے رفقاء کار/ملازمین کے درمیان آپ کو اعتماد بخشے گا لیکن اگر آپ اپنے عہدے کے مطابق لباس نہیں پہنیں گے تو معاملہ اس کے برعکس ہو گا۔

بعض افسران یا ذمہ داران وقت کے گزرنے کے ساتھ ساتھ کسی وجہ سے اپنے لباس اور ظاہری حلیے کا اہتمام ترک کر دیتے ہیں حالانکہ یہ ہر حال میں ضروری ہے۔

آپ کو فارمل ڈریس میں ہونا چاہیے۔ نکٹائی ڈالنا نہ بھولیں۔ آپ کے بال بھی مناسب انداز میں بنے ہونے چاہیں۔ گھڑی پہنیں اور مناسب خوشبو کا استعمال بھی اہم ہے۔

توجہ مرکوز رکھیے

 چونکہ میٹنگ میں آپ اکیلے نہیں ہوتے اس لیے کبھی کبھی بات موضوع سے دور نکل جاتی ہے۔اہم ہے کہ غیرضروری باتوں پر زیادہ دھیان نہ دیں۔ آپ شرکاء کو ایسی باتوں سے منع کر کے میٹنگ کے موضوع کی جانب متوجہ کر سکتے ہیں۔

اس کا آسان طریقہ یہ ہے کہ جب بحث کسی اور جانب نکلنے لگے تو اصل موضوع سے متعلق ایک سوال پوچھ لیں جو سب کو متوجہ کر دے۔

دورانیہ مختصر رکھیے

آپ نے دیکھا ہو گا کہ میٹنگ کا نصف گھنٹہ گزرنے کے بعد شرکا میں وہ چستی نہیں رہتی جو شروع میں تھی۔ اس کی بڑی وجہ ایک ہی وقت میں بہت ساری معلومات انڈیل دینا ہے۔

اس لیے ضروری ہے کی میٹنگ کا دورانیہ ممکنہ حد تک کم سے کم ہو۔ اگر کسی وجہ سے وقت میں کمی ممکن نہیں تو میٹنگ کے درمیان چائے وغیرہ کے وقفے ہونے چاہئیں تاکہ سب لوگ تازہ دم رہیں۔

فالو اَپ اور نگرانی

جب میٹنگ ختم ہو جائے تو اب آپ کی ذمہ داری ہے کہ وہاں ہونے والے فیصلوں پر عملدرآمد پر نگاہ رکھیں۔

کوئی بھی میٹنگ اس وقت تک کامیاب قرار نہیں دی جا سکتی جب تک اس میں طے پانے والے امور پر حقیقی طور پر عمل نہ ہو جائے۔

اس لیے اہم ہے کہ آخر میں میٹنگ کے فیصلوں سے سب کو لوگوں کو آگاہ کیا جائے۔